Guideliness for Delegating

Source : " A Wonderful Life " Album by Indra Soeharto, 2010

Friends,

Pernah gak sebagai bawahan kita merasa dapet "limpahan" kerjaan dari Atasan yang tidak jelas kenapa kita yg diminta mengerjakan? hehe Atau - kalo kita sebagai Atasan - berfikir benar tidak sih saya perlu mendelegasikan ekerjaan ini atau hrs sy kerjakan sendiri? padahal kerjaan lain telah menumpuk? ha ha...sounds familiar hmm ?

Sepintas bisa jadi soal menyoal pendelegasian kelihatannya sederhana, tetapi sebetulnya menurut beberapa sumber yg gue baca maupun pengalaman langsung gue, agar efektif ada "Guideliness" alias rambu2 nya. Baik mengenai "Apa" yang pantas di delegasikan ( " what to delegate) maupun "Cara" Pendelegasian ( "How to delegate" ). Simak deh :

What to Delegate :

# Tasks that can be done better by a subordinate
# Tasks that are urgent but not priority
# Tasks relevant to subordinate's career
# Tasks of appropriate difficulty
# Tasks not central to the managers' role

How to Delegate (step) :

# Specify responsibilities clearly
# Provide adequate authority and specify limits of discretion
# Specify reporting requirements
# Ensure subordinate acceptance of responsibilities
# Inform others who need to know
# Monitor progress in appropriate ways
# Arrange for the subordinates to receive necessary information
# Provide support and assistance, but avoid reverse delegation
# Make mistakes a learning experience.

Source : Leadership in Organization, Yukl 2010

Lho, banyak banget ya step nya?..He he he siapa bilang gampang? ha hahaha. Kita jadi leader, mau asal "limpahkan" kerjaan atau delegasi efektif ? haha...* Gue juga sama-sama belajar terus..:)).*

Moga bisa manfaat.

Salam Enjoy working!
MayaWhite

4 Types of Leaders

Source : Google

The mediocre leaders tells
The good leader explains
The superior leader demonstrates
The great leader inspires

Ref: Buchholz & Roth " Creating the High Performance Team"

Sedikit Ide Perubahan

Friends,

Berikut salah satu exchange pandangan dalam "diskusi maya" gue dengan teman2 fb, tentang sebuah Ide Perubahan.

Walaupun sifatnya santai, alhamdulillah gue cukup dapet banyak input yg okeee dan bagus dari teman2, jadi sayang kalo gak di share lagi ke yang lebih luas...Supaya kita saling belajar, sharing ide, dan dengan dituliskan moga yg simple ini bs terekam dan jadi manfaat buat semua, termasuk generasi akan datang ! :)

Silahkan dipandang dan dimengerti dari kacamata dengan sisi banyak dimensi. :)

Many thanks to BY, YT, FS, AI, AH, AD, BK yang telah memberikan sumbangan pemikiran dan komentarnya ya yahuud. :))

Mulai ya, Enjoy !

MS : Setuju gak kalo kita pilih 20 % org2 Top di sektor binis kita pindahin ke sektor edukasi; 20% yg top edukasi pindahin ke sektor pemerintahan; 20% yg top pemerintahan pindah ke sektor wirausaha; 20% top generasi muda unggul kita didik dan bimbing intensif lalu sebar ke semua titik sektor2 itu? Setuju apa gak ? :)

BY : Setuju. Saat ini yg udah mulai jalan adalah rekrutmen posisi strategis di BUMN dari profesional swasta. Terus dgn mekanisme pemilihan langsung di pilkada, maka sudah banyak pengusaha yg jadi bupati maupun gunernur.
Sunday at 5:47pm · Maya Soeharto Thankyou Yend. Apakah mrk org top 20% yg benar2 unggul? apakah bukan sekedar krn ad-hock, bisa jadi agen perubahan ? Bayangan gue pemindahan yg terencana dan berkesinambungan akan memperluas perspektif, lbh mengerti dan empati dng sektor2 lain dan create hal2 yg baru untuk dobrak kinerja maupun memperbaiki policy dan aturan main yg ada untuk sinergi dan maju.
Sunday at 6:06pm ·

YT: Mbak, kita study dulu. Definisi TOP di sini adalah kompetensi-nya atau achievement-nya? Hehehehe....
Sunday at 6:30pm ·

FS: Kok kayak mau mindahin perabotan?... Orang top bisnis pindah ke edukasi? Jangan2 ilmu ngakalin pajaknya bakal masuk kurikulum... Orang top edukasi ke govt? Jangan2 negaranya tambah runyam krn keberatan teori yg kurang membumi... Orang Govt jadi pengusaha? Waduh bisnis bisa bangkrut, kan govt manage keuangan dgn pendekatan defisit? Plus attitude ngabisin anggaran? Nah terus bibit muda yang ijo royo2 penuh idealisme itu bakal jadi apa ya?... He he he...
Sunday at 6:31pm ·

AI: Bagaimana dengan integritas?
Sunday at 7:25pm ·

MS to YT - setuju, dan kombinasi.

MS to FS : Mas - paradigma kita perlu diubah. Timbul sederet masalah sekarang krn kita pakai paradigma lama. Semua permasalahan dan resiko yg disebut mngkin bs terjadi. Setiap ide sll ada resiko, makanya step awal ada risk anlysis, mitigasi, contigency plan etc agar itungan manfaat msh lbh besar. Ide berangkat dari pengertian bhw merubah st negara, adalah merubah manusia (apapun lt blk/jab) juga system yg juga ada faktor manusia dibelakangnya. Manusia akan efektif berubah ( perspektif,paradigma dan mentalnya/attitude) bukan melalui kelas, teori, diskusi, argumen, debat argumentasi yg tak berkesudahan :), tapi juga hrs dng "experiental/pengalaman langsung" , dlm bentuk pemindahan or rotasi ( sementara/permanen) yg terencana dan terpadu, jadi tidak asal ad-hock dan sekedar ngabisin anggaran. Soal generasi muda, tergantung kita sih..pilihannya menurut aku cuma satu: kita bina dan itu seumur hidup, kalo gak mereka jadi binasa...di negeri sendiri lagi.sehingga gak ijo royo2 or tergilas orang 2 luar yg sebenarnya tdk lebih pinter dr anak2 kita. Mrk dan semua titik penting hrs terlibat kalo kita mau perubahan total dan breakthrough. Hasil? Wallahualam..Yg penting memulai...Dan betul sekali mas, gak sesederhana mindahin perabotan emang..:) Tp aku ingat Mbah kita bilang khan dimana ada kemauan Insya Allah ada jalan..:))
Sunday at 8:55pm ·

MS to AI :- Integritas - memang problem klasik dan bisa jadi akan tetap menjadi isue terus hingga akhir jaman.:) Kuncinya menurut gue terletak di faktor Pemimpin dan konsistensi sistem punishment bagi pelaku yg melanggar.
Sunday at 8:55pm ·

BY: Agak sulit utk membuat ini jadi suatu hal yang formal. Karena masing masing bidang punya otoritas sendiri. Untuk jadi mimpi kedepan sih boleh aja. Minimal skarang apa yg dilakuin oleh SMI di depkeu dgn reformasi birokrasi dan restrukturisasi kom-ben karyawan di depkeu kan implementasi dar semangat yg seperti ini. Juga dengan rekrutmen besar besaran profesional dari swasta yg masuk direksi BUMN. Udah pasti kalo ada profesional dari swasta ditarik masuk BUMN itu adalah top 0.0001% bukan lagi top 20%.
Sunday at 10:35pm ·

AH : Gak setuju ah, soalnya gak ada anggarannya tuh..masih dalam angan-angan..hehehe :-))))
Monday at 12:54am ·

AD : Iya.........
Monday at 1:40am ·

BK : setuju may...kayaknya fair deh...mudah2an maya bisa merealisasikan cita-citanya....amin
Monday at 10:32am ·

MS to BY : - thanks inputnya, realita yg dipaparkan memang mesti kita pelajari, tapi jangan stop dan terpaku pd batas2 yg kita bikin2 sendiri :) Otoritas disini khan juga manusia. Bisa gak kita menanggalkan ego pribadi demi kepentingan yg lbh besar dan mulia? Menurut gue, kalo dulu kita dijajah at least fisik oleh belanda , sekarang kita dijajah oleh cara fikir dan sikap kita sendiri..Yg berkala hrs kita dobrak- termasuk diri gue - krn siapa tahu sdh tdk pas lagi dng jamannya. Well, gue bisa salah. Tp yg jelas, bnyk bukti dan data menunjukkan utk berbuat sst yg"berbeda", baik dan mulia tidak ada yg instant dan overnight, sementara bnyk org kita yg suka ambil jalan pintas/ short-cut.Itu yg membedakan rich countries dan poor countries, atleast itu hsl reasearch 100 thn yg gue pelajari waktu gue study di MIT Sloan. Soal Top 20% adalah indikasi kasar akan diperlukannya "magnitude" dan skala yg cukup dalam memastikan sebuah perbahan bisa cukup powerful untuk bisa mampu menggelinding.. Dulu tembok China, juga adalah mimpi dari slh satu kaisar tiongkok yg diestafetkan ke dinasti2 berikutnya, hingga yg 100 thn lalu hanya mimpi ada di depan kita sekarang, karena satu langkah yg diteruskan tanpa henti. Lama ya yend 100 thn ? Hehe..Semua tergantung ditangan kita bersama :)
Monday at 8:49pm ·

MS to AH - Anggaran - ya udah elo gue usulkan ke President jadi Menteri Keuanganan ya..gantiin SMI, setuju ? :))· ·

MS :
to AD- thanks
to BK - Thank you atas supportnya boy. Amin. :))
to Friends - makasih jempolnya, appreciated it.
Monday at 8:58pm.

Semoga yang sederhana dan berniat mulia ini, dapat membawa manfaat sekarang dan di kemudian hari. Amin 3x yra.

Salam Perubahan,
Maya

Kebijakan Pemimpin Bangsa

Friends,

Masih perihal Kepemimpinan. Ada cerita yang tercecer dalam perjalanan hijrah Nabi Muhammad SAW dari Makkah ke Madinah. Saya peroleh dari salah satu artikel berjudul " Kebijakan Pemimpin Bangsa " (Prof Dr. Ali Mustafa Yaqub, Republika February 5, 2010).

Rosul kala itu sedang dalam perjalanan hijrah dari Makkah ke Medinah, didampingi oleh tiga orang : Abu Bakar as-Shiddiq, Amir bin Fuhairah (hamba sahaya), dan seorang penunjuk jala yang non-Muslim bernama Abdullah bin Uraiqit, bermaksud membeli bahan makanan kepada seorang wanita tua bernama Ummu Ma'bad.

"Tidak ada apa-apa, " kata Ummu Ma'bad kpada Nabi SAW ketika ditanya tentang makanan dan minuman yang dijual. Ummu Ma'bad tidak tahu bahwa orang yang bertanya itu adalah seorang nabi. Nabi SAW kemudian melihat seekor kambing betina yang diikat di dekat rumah. Kambing itu kurus.

"Boleh kah saya perah susu kambing itu?" tanya NabiSAW kepada Ummu Ma'bad. " Ya, boro-boro ada susunya, dia sendiri kurus seperti itu, " jawab Ummu Ma'bad. Nabi SAW kemudian mendesak lagi, " Tapi bolehkah saya memerah susunya?" Ummu Ma'bad akhirnya menjawab, " Silahkan saja".

Setelah mendapat izin, Nabi SAW pun berjalan menuju kambing tersebut. Dipegangnya kambing itu seraya berdoa, " Wahai Allah, berkahilah wanita ini melalui kambingnya. " Nabi SAW kemudian memerah susu kambing tersebut dan ternyata susunya keluar dengan deras.

Nabi Muhammad SAW lantas minta disediakan cawan-cawan untuk menampung air susu itu. Satu cawan diberikan kepada Ummu Ma'bad. Kemudian, Nabi SAW menyuruhnya untuk minum, Ummu Ma'bad pun meminum susu kambingitu. Lalu Abu Bakar dipersilakan untuk meminum, selanjutnya Amir bin Fuhairah dan Abdullah bin Uraiqib.

Setelah semuanya minum air susu itu dengan puas, barulah Nabi SAW meminumnya, kemudian beliau berkata, " Pemimpin bangsa adalah pelayan mereka dam orang yang memberikan minum kepada mereka. Pemimpin bangsa adalah orang yang minum paling akhir.

Kisah ini sungguh sangat menarik untuk dijadikan pedoman kebijakan seorang pemimpin bangsa. Nabi SAW tidak mendahulukan kepentingan sendiri, keluarga, ataupun golongannya. Beliau mendahulukan kepentingan orang lain kendati tidak dikenal seperti Ummu Ma'bad atau berbeda agama seperti Abdullah bin Uraiqib.

Siapapun yang menjadi pemimpin seyogianya menjadikan perilaku Nabi SAW ini sebagai paduan dalam mengeluarkan kebijkan. Ia boleh makan enak apabila rakyatnya semua sudah makan enak; ia juga boleh tidur nyenyak apabila rakyatnya semua sudah memiliki rumah dan dapat tidur nyenyak. Dari perilaku Nabi SAW ini, para ulama kemudian membuat kaidah hukum islam yang berbunyi, " Kebijakan seorang pemimpin harus berkaitan dengan kepentingan umat ."

Wallahu'alam

Layak di pelajari, renungi dan teladani oleh kita semua, start dari gue sendiri, InsyaAllah. Semoga bermanfaat.

Salam umat,
Maya

Leaders in Managing Change (2) : Stick to It !

Friends,

Who do you think I am describing in the following list?

- failed in business at age 21,
- was defeated in a legislative race at 22,
- failed again in business at 24,
- overcame the death of his sweetheart at 26,
- lost a congressional race at 34,
- lost a congressional race at 36,
- lost a senatorial race at 45,
- failed in an effort to become vice president at 47,
- lost a senatorial race at 49, and
- was elected president of the US at age 52,

This man was Abraham Lincoln.

Wow. Amazing!!

Determined people possess the stamina and courage to pursue their ambitions despite failures, criticism, ridiculus or unfavourable circumstances. Based on many sources it's very clear that determination and perseverance are critical to be successful in managing change.

(source: wealth, 2009, Harvard Buss School)

I hope it's useful. Moga memberikan inspirasi dan manfaat utk teman2 , seperti yg juga gue rasakan! Alhamdulillah

Salam "stick to it" :),
Maya

Leaders anticipate

sedia payung sebelum hujan

Friends,

I remember once read a simple yet true expression stated by Arnold Glasow about Leadership :

" One of the tests of leadership is to recognize a problem before it becomes an emergency"

Salam anticipate

Maya

Leadership Lessons for hard times - 6

Friends,


Lesson 6: Keep faith with the future

If you don’t invest in the future and don’t plan for the future, there won’t be one.—George Buckley, chairman, president, and CEO of 3M

CEOs and their leadership teams need to remain forward looking despite the near-term pressures their businesses might be facing. There are opportunities in a crisis, even though that notion is too lightly bandied around when companies and their employees come under real stress. Many of the CEOs we interviewed were determined to ensure that their companies emerge from this recession with a competitive advantage by setting the course for higher productivity, acquiring a footprint in a new market, or not squandering a company’s talent or reputation in pursuit of lower costs.

Source: McKinsey August 2009 • Dennis Carey, Michael Patsalos-Fox, and Michael Useem

Leadership Lessons for hard times - 5

Friends,

Lesson 5 : Build and protect the culture

Stay focused on culture, people, and values: it’s the area most likely to get compromised in this environment.—Eric Foss, chairman and CEO of Pepsi Bottling Group

A healthy company enjoys not only strong financials but also a culture and values that bind it together. Much of what our interviewees describe as important is driven by corporate culture—open communication or a focus on a company’s long-term health, for example. Several CEOs chose to highlight how a strong culture had helped them in hard times and how important it is not to sacrifice that culture when a company comes under pressure.

Source: McKinsey August 2009 • Dennis Carey, Michael Patsalos-Fox, and Michael Useem

Leadership Lessons for hard times - 4

Friends,

Lesson 4 : Be transparant with investors

Our policy is: “If in doubt, communicate.” We always want to conduct our business with integrity and forthrightness.—Ron Sugar, chairman and CEO of Northrop Grumman

Most CEOs we interviewed have noticed that the amount of time they spend communicating with investors has risen exponentially of late. Here too they strive to be as open as possible. “If I’ve learned anything in the last 18 months, it’s that transparency in troubled times really matters,” says Travelers’ Jay Fishman.

Yet he believes the crisis has revealed that transparency still goes against the grain for many people. “If asked to describe this or that exposure, the advice from many IR departments is to use some formulation that basically says don’t worry. I’ve tried to resist that. Now is not the time to tell people not to worry. If you’re in the financial-services industry, you ought to be able to quantify. I try to be specific, and we’ve gained credibility as a result.” Pepsi’s Foss too recommends transparency with investors: “we’re facing up to our issues” and in this way “demonstrating that we have a management team that knows what it’s doing.”

Source: McKinsey August 2009 • Dennis Carey, Michael Patsalos-Fox, and Michael Useem

Leadership Lessons for hard times - 3

Friends,

Lesson 3 : Be transparent with employees . . .

The only way to address uncertainty is to communicate and communicate. And when you think you’ve just about got to everybody, then communicate some more.—Terry Lundgren, chairman, president, and CEO of Macy’s

One legacy of the current downturn will be a reinforced belief in the value of frequent, transparent communication with employees, and not just the CEO’s direct reports. The CEOs we interviewed could not overemphasize the power of openness at all levels.

“At Cardinal, we work hard on internal communications,” says Clark. “We do a lot of town hall meetings, for example. We used to just do them around earnings time, but now we do them to discuss any major initiative that’s under way.” Clark also notes that investor relations (IR) and internal communications work hand in hand, so that any information that goes to the investor community is reworked for employees. “We do a very good job of making sure information doesn’t get in front of one group without getting in front of the other.”

Source: McKinsey, August 2009 • Dennis Carey, Michael Patsalos-Fox, and Michael Useem

Leadership Lessons for hard times - 2

Friends,

Lesson 2: At board meetings, put strategy center stage

The board has been heavily involved in strategy formulation with me, and we have a better strategy because of it.—Bill Nuti, chairman and CEO of NCR

The way CEOs work with their boards has changed fundamentally during the past year. In tough times, difficult decisions must be made quickly, so it’s not surprising that many CEO find themselves communicating more regularly with the board to keep it abreast of developments. Full board meetings have been supplemented by letters, e-mails, intranet postings, informal discussions, and conference calls. At Cardinal Health, “board updates”—conference calls held as frequently as every two weeks—address questions from board members. “They weren’t board meetings. There were no minutes. No one was obliged to attend. But it was very helpful,” says Clark, who sees the updates as an efficient way to address individual concerns and increase confidence in the management team.

Source: McKinsey August 2009 • Dennis Carey, Michael Patsalos-Fox, and Michael Useem

Leadership Lessons for hard times -1

Friends,

Lesson 1 . Confront reality

Always question whether the “halo effect” of a business or business situation is blinding you to what lies on the horizon.—Herbert Henkel, chairman and CEO of Ingersoll Rand

Few predicted the magnitude of the current crisis. But those in the corporate world who first detected—and accepted—the fact that something was amiss had a distinct advantage in implementing strategies to help weather the storm.

Source: McKinsey August 2009 • Dennis Carey, Michael Patsalos-Fox, and Michael Useem